Brieven terugsturen voor B1
Mega goed nieuws vandaag: in de Gemeente Arnhem mogen inwoners brieven terugsturen wanneer zij die niet duidelijk vinden. Toch heb ik nog wat tips die ik in dit blog graag deel.
Geel arceren
Wat mij betreft is het jammer dat de gemeente aan de lezer vraagt 'de delen die ze niet begrijpen geel te arceren'.
Om de volgende redenen:
1. Het gaat meestal niet om een zin of een deel van de brief maar om het geheel. Het lijkt mij dan een behoorlijke grens om de hele brief geel te kleuren.
2. Een groot deel van de groep waarover we het hebben (1 op de 6 Nederlanders), probeert zoveel mogelijk brieven ongeopend te laten. Vanwege de angst dat ze het toch niet begrijpen en de schaamte die daarop volgt.
De webpagina met uitleg
Daarnaast was ik mega nieuwsgierig naar de webpagina waarop dit verhaal in keurig B1 wordt uitgelegd. Ook daar heb ik nog wat tips die ik uit liefde deel om de wereld weer wat toegankelijker te maken.
Tip 1: De URL
Op de envelop wordt een URL gecommuniceerd, dit had een QR-code kunnen zijn. Dan hoeft iemand die moeite heeft met taal niets te typen. Je komt binnen door arnhem.nl/ditkanduidelijker te typen. Dat kon ook .nl/duidelijk zijn zie ik. Ook dat vraagt minder tikwerk voor mensen die taal lastig vinden en dus positief.
Eenmaal op de pagina is de URL getransformeerd tot een binair stelsel. Dat zorgt voor wantrouwen. Het lijkt niet meer de juiste pagina voor veel mensen.
Tip 2: Het doel
De eerste twee zinnen zijn: "We willen graag duidelijke taal gebruiken. Helaas lukt dat nog niet altijd." Gelukkig gaat het ook niet om jou beste schrijver. Deze zinnen moeten dus weg. Hierdoor komt de hoofdboodschap bovenaan te staan: Begrijp jij jouw brief niet? Stuur die terug.”
Tip 3: De inhoud
✔ De optie van het terugsturen via mail of per brief zijn top. Ook is het fijn dat er voor allebei de gevallen een stappenplan is gemaakt van maar 5 stappen.
x Het mailadres kon ook duidelijk@ zijn in plaats van ditkanduidelijker@ wederom scheelt dit de lezer typwerk.
x Er staan wat woorden tussen waarover te discussiëren valt of ze B1 zijn. Sommige zinnen kunnen ook actiever worden geschreven.
✔ Het verwijzen naar een algemeen nummer bij vragen is goed. Een extra pluspunt is het feit dat dit nummer er direct bij vermeld staat. Dat gebeurt zelden.
Tip 4: Volhouden
Zodra het hoe en waarom van deze nieuwe regeling zijn uitgelegd, haast de gemeente zich te zeggen dat dit natuurlijk geen juridische gevolgen heeft. En daar wordt de communicatie weer een stuk minder toegankelijk. Want wat betekent “geen bezwaar of uitstel". En wanneer kun je bewaar maken of om uitstel vragen? Dat verdient een linkje naar een pagina met uitleg.
Tip 5: Interne processen uitgelegd
En dan staat er nog: “Als u een nieuwe brief wilt ontvangen, kunt u niet anoniem blijven.” Met deze zin hebben denk ik alle lezers moeite. Want ben ik nu wel anoniem? En wat betekent het voor mij om niet meer anoniem te zijn? Er staat ook: “Uw gegevens zijn alleen bekend bij 4 medewerkers van de afdeling Communicatie en de collega die de brief heeft geschreven.” Nu al of na het terugsturen van de brief. Wordt de club van mensen dan groter? En de brief zou toch worden herschreven door dezelfde ambtenaar? In dit geval is het misschien interessant om de lezer even mee te nemen in je proces.
Live redigeersessie
Heb jij een tekst waar je graag feedback op wil? Plan dan een live redigeersessie met ons lotje Anika. Net als hierboven, krijg je superveel bruikbare tips om je toekomstige teksten te verbeteren en op te frissen.